مطلوب مساعد/ة إداري/ة

الوصف الوظيفي:
يعلن مركز العمل التنموي/ معا عن حاجته إلى  مساعد/ة إداري/ة في دائرة المشتريات في مدينة رام الله بوظيفة كلية
لمدة سنة واحدة قابلة للتمديد.

مركز العمل التنموي/ معاً هو مؤسسة فلسطينية أهلية تنموية مستقلة وغير ربحية، تأسست في مدينة القدس عام 1989، لديها فروع في الضفة الغربية وقطاع غزة. يسعى المركز لتنمية وتطوير المجتمع بمختلف فئاته وشرائحه، من خلال العمل على العديد من البرامج والمشاريع التي تساهم في الرؤية التنموية الفلسطينية العامة. كما يعمل المركز بالشراكة مع مجموعة من المؤسسات الأهلية والجهات المختلفة كآلية عمل أساسية في مختلف المشاريع والبرامج حيث يؤمن المركز بضرورة خلق مبادرات مستقلة تعتمد على الذات تؤدي إلى تنمية الموارد البشرية من أجل التنمية المستدامة، والتي تتضمن قيم الإكتفاء والتمكين الذاتي وعليه يعلن مركز العمل التنموي– معا عن توفر شاغر مساعد/ ة إداري/ ة في دائرة المشتريات بوظيفة كلية- في مدينة رام الله وفقا للمعطيات أدناه:

المسمى الوظيفي: مساعد/ ة إداري/ ة في دائرة المشتريات
طبيعة العقد: سنة واحدة قابلة للتمديد
مكان العمل: المقر الرئيس لمركز معا في رام الله
المسؤول المباشر: مسؤول دائرة المشتريات

الأهداف الوظيفية:
تطبيق السياسات والأنظمة والاجراءات المتعلقة بنظام المشتريات، والتي وردت في دليل المشتريات، وحفظ كافة المستندات والسجلات والملفات المتعلقة بهذا المجال، والمساعدة في إنجاز العمل الخاص بجميع مشتريات المركز والمشاريع التي يتم تنفيذها بأعلى درجات المهنية والكفاءة والفاعلية من خلال العمل الجماعي مع مسؤول دائرة المشتريات ومدراء المشاريع.

المهام والمسؤوليات:
- القيام بجدولة المشتريات الخاصة بالمشاريع ومواعيد استلامها، والمشاركة مع مدير المشتريات ومدراء المشاريع في متابعة استلام التوريدات/ الخدمات والتأكد من مطابقتها للمواصفات والمعايير وفقا لتقديرات المسؤول المباشر.
- المسؤولية عن تحديث قاعدة المعلومات Data Base الخاصة بالموردين ومقدمي الخدمات، وفقا لسياسات وإجراءات المركز.
- المشاركة في تجهيز عروض الأسعار والعطاءات ومتابعة العملية وفقا لما هو منصوص عليه في نظام المؤسسة وتحت إشراف مسؤول الدائرة.
- إعداد أوامر الشراء -التوريد- العقود ومحاضر الشراء المختلفة ومتابعة توقيع العقود من الموردين ومزودي الخدمات وفقا للأصول.
- مراجعة المعاملات والتأكد من وجود جميع الوثائق اللازمة وفق سياسات المركز قبل رفعها إلى الدائرة المالية.
- المتابعة مع الموردين لتسليم العروض على الموعد المحدد.
- المشاركة في تحليل العروض والعطاءات المقدمة للدائرة، لتسريع إنجاز المعاملات حسب الأصول.
- المشاركة في استلام الأجهزة والبضائع التي يتم توريدها، والتأكد من مطابقتها للمواصفات المعلنة في العطاءات.
- متابعة أرشفة الوثائق المتعلقة بعمل الدائرة (أرشفة ورقية وإلكترونية).
- الإلتزام واحترام القوانين والأنظمة الداخلية للمركز.
- المحافظة على سمعة المركز والدفاع عنه والدعاية له والعمل على نشر أهداف المركز ورسالته التنموية.
- القيام بأي مهام أخرى ذات العلاقة بعمل الدائرة تحت إشراف ومتابعة المسؤول المباشر.

العلاقات الوظيفية والتنسيقية:
- الاتصال المباشر مع مسؤول دائرة المشتريات في المركز.
- التواصل مع مدراء المشاريع لمتابعة مشتريات مشاريعهم بالتنسيق والتعاون الكامل مع مسؤول دائرة المشتريات.
- الاتصال مع الموظف المحدد في الدائرة المالية لتسليم المعاملات الخاصة بالشراء ليتم متابعتها من الدائرة المالية.

متطلبات الوظيفة:
المستوى التعليمي والخبرة العملية:

- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال/ المالية، الإدارة، أو أي مجال ذا علاقة.
- خبرة سابقة ومثبتة في مجال إدارة المشتريات والسياسات والإجراءات المتبعة لا تقل عن عامين، ويفضل أن تكون في المؤسسات الاهلية أو الدولية.

المهارات المطلوبة:
- مهارات عالية في التنظيم وادارة الوقت.
- الدقة والإلتزام بالوقت وبالمواعيد المحددة ومراعاة التفاصيل الخاصة ببنود المشتريات.
- التمكن من اللغتين العربية والإنجليزية محادثة وكتابة.
- المعرفة بسياسات وإجراءات عمليات الشراء والتوريد.
- القدرة على التعامل مع عدة مشاريع في نفس الوقت لتحقيق الأهداف والمواعيد المحددة لعمليات الشراء.
- مهارات جيدة في استخدام الكمبيوتر وخاصة برامج MS/Word وExcel
- القدرة والاستعداد للتنقل في محافظات الضفة الغربية، ويفضل أن يكون لديه/ ا رخصة سياقة سارية المفعول.

القدرات الشخصية:
- الاستعداد للعمل ضمن وكجزء من فريق العمل.
- القدرة على العمل تحت ضغوط العمل المختلفة.
- إنتماء عالي للعمل الأهلي والدفاع عن دور المؤسسات الأهلية في بناء المجتمع الفلسطيني.

تفاصيل الوظيفة:
المسمى الوظيفي: مساعد/ ة إداري/ة في دائرة المشتريات
آخر موعد للتقديم: 04.01.2024.
المكان: رام الله والبيرة
نوع الوظيفة: دوام كامل
المستوى المهني: متوسط الخبرة
الدرجة العلمية: البكالوريوس
الخبرة: سنتين
التصنيف: العمليات والدعم اللوجستي

آلية التقديم:
تحميل طلب التوظيف من الرابط: MA’AN Employment Application.
تعبئة البيانات المطلوبة على الرابط التالي:  forms.gle/9S7VWEdkKxdqdDCP6.
إرفاق طلب التوظيف رقم 1 ضمن البيانات المطلوبة في الرابط رقم 2.
يعتبر الطلب غير مستوف للشروط في حال لم يتم تحميل طلب التوظيف الموضح في النقطة رقم (1). 

آخر موعد لاستقبال الطلبات يوم الخميس الموافق 04.01.2024.

سيتم الاتصال، فقط، بالمرشحين الذين سيتم اختيارهم للمقابلة.

 مركز معا يؤمن ويوفر تكافئ الفرص للجنسين.