مطلوب منسق/ ة إداري/ ة

الوصف الوظيفي:
"الائتلاف من أجل النزاهة والمساءلة- أمان" تأسس في العام 2000، كحركة مجتمع مدني تسعى إلى مكافحة الفساد، وتعزيز منظومة النزاهة والشفافية والمساءلة في المجتمع الفلسطيني، وذلك بمبادرة من عدد من مؤسسات المجتمع المدني العاملة في مجال الديموقراطية وحقوق الإنسان والحكم الصالح؛ حيث أصبح منذ العام 2006 عضواً معتمداً في منظمة الشفافية الدولية.

في اطار استراتيجية أمان 2025-2027، فإنه يسعى إلى تعزيز انخراط المجتمع الفلسطيني سواء كانوا أفراداً أو مؤسسات، في جهود تعزيز النزاهة ومكافحة الفساد، بشكلٍ خاص تعزيز ثقافة المساءلة المجتمعية على إدارة الشأن والمال العام على مختلف المستويات والقطاعات.
يعلن ائتلاف أمان عن حاجته لـ منسق/ ة إداري/ ة للعمل في مقره برام الله، وفق ما يلي:
طبيعة العقد: عقد محدود المدة قابل للتمديد.
مدة التعاقد: 12 شهر.
مكان العمل: رام الله
المسمى الوظيفي: منسق/ة إداري/ة
المسؤول المباشر: المدير/ ة الإداري/ ة

الهدف العام للوظيفة:
المساهمة في تحقيق اهداف دائرة الشؤون الادارية والمالية من خلال:
- تقديم الإسناد الاداري لتطبيق سياسات وإجراءات المؤسسة الخاصّة بالشراء، بما ينسجم مع قيم أمان المتمثلة بالنزاهة والشفافية.
- تقديم الإسناد الاداري لتطبيق سياسات وإجراءات المؤسسة الخاَصة بإدارة شؤون الموظفين بنزاهة وشفافية.
- المساهمة في تطوير السياسات والاجراءات بما يرفع من كفاءة عملية ادارة الموارد البشرية والمشتريات.

المهام الوظيفية والمسؤوليات:
أولاً: المهام الخاصّة بالمشتريات:
- المساهمة في استدراجات العروض والعطاءات والمناقصات:
- تطوير وإعداد مسودات مذكرات الاستدراج الموجهة إلى الموردين أو الباحثين أو الصحفيين أو الاستشاريين ...إلخ. وإرسالها إليهم، والتأكد من استلامهم لها.
- دعوة لجان المشتريات للانعقاد لدراسة العروض المستلمة، وتسهيل مهامها بإعداد محاضر الشراء، ومتابعة مصادقة الاطراف ذات الصلاحية.
- إعداد أوامر التوريد/ الشراء أو تطوير وإعداد وإبرام الاتفاقات المرتبطة بالخدمات المطلوبة.
- تطوير قائمة الموردين وتحديثها بشكل مستمر.

- المساهمة في المهام اللوجيستية:
- متابعة توفير الاحتياجات الخاصة بالمؤسسة من كهرباء، سولار...إلخ..
- توفير احتياجات المؤسسة من لوازم قرطاسية، ومطبخ وغيرها...إلخ. واستلامها والتأكد من صحة التوريد.
- تدقيق المعاملات الخاصّة بتوفير احتياجات المؤسسة التي تقع ضمن نطاق عمل الدائرة الإدارية والمالية، والتأكد من صحتها ومن أنها مكتملة قبل إرسالها للموردين أو تحويلها للصرف.
- أرشفة معاملات المشتريات والتعاقدات الخاصّة بها إلكترونياً وورقياً وفق نظام الأرشيف المتبع.
- إرفاق معاملة الشراء مع المطالبات المالية. 

ثانياً: المساهمة في متابعة شؤون الموظفين الآتية:
1- مهام ذات علاقة بملفات الموظفين وعقود العمل والتوظيف
- التأكد من اكتمال ملفات الموظفين الحاليين والجدد.
- متابعة ملفات الموظفين والتاكد من ارشفة كافة الوثائق المتعلقة بهم بشكل يومي.
- التأكد من فصل ملفات الموظفين المستقيلين والمنتهية عقودهم عن باقي الموظفين.
- متابعة استكمال كافة الوثائق المعززة للخبرة والشهادات العلمية من الموظفين الجدد.
- متابعة تعبئة واعتماد العهد للموظفين.
- إعداد الرسائل الرسمية المطلوبة من الموظفين (إثبات عمل، تعهد بتحويل راتب ...الخ)
- توثيق سجل بالدورات والمشاركات الخاصة بتطوير كفاءات الموظفين وبناء قدراتهم.
- إعداد مسودة كشف الدوام الخاص ببدل المواصلات.
- أرشفة تقييمات الأداء السنوي.
- متابعة الاجراءات اللوجستية لتوظيف الموظفيين الجدد باشراف المسؤول المباشر. مثل تجهيز الإعلانات، استقبال الطلبات، التنسيق للامتحانات والمقابلات ومكان وطريقة انعقادها، التواصل مع المرشحين، تزويد لجان التوظيف بالنماذج اللازمة وفق الأصول.
2- مهام ذات علاقة بالمشاركات الخارجية والسفر
- تقديم الدعم اللوجستي للمشاركات الخارجية، من حيث كتب تسهيل استصدار الفيز وحجز التذاكر والفنادق وتأمين السفر.
- تقديم الدعم اللوجستي فيما يخص إقامة الضيوف الوافدين واستقبالهم.
- استقبال تقارير ومصاريف السفر لعمل تسوية، وتسلميها للوحدة المالية بموعد أقصاه 7 أيام من عودة الزملاء الى الدوام.
- استلام التقارير الفنية الخاصة بالسفريات والمشاركات الخارجية وارشفتها في ملف المشاركات الخارجية وإرفاق نسخة منه في المعاملة المالية الخاصة بإغلاق السلفة. 

3- مهام ذات علاقة بالمغادارات والإجازات والدوام
- متابعة إدخال الدوام اليومي لكافة الموظفين والتأكد من التزامهم بختم الساعة عند الدخول والخروج. (برنامج بيسان)
- استقبال الاجازات السنوية والطارئة والمرضية وأرشفتها وإدخالها على نظام الدوام. (برناج بيسان)
- أرشفة يومية لكافة الاجازت بملف خاص بالاجازات بما فيها الاجازات المرضية والتقارير الطبية وذلك بعد التاكد من تطابقه على نظام الدوام.
- إعداد تقارير الدوام الشهرية.
- متابعة التزام الموظفين بتعبئة التايم شيت بشكل شهري، وذلك بالتنسيق مع موظف/ ة الاستقبال. 

4- مهام ذات علاقة بالتأمين الصحي
- فتح ملف سنوي خاص بالتأمين الصحي وإرفاق كافة البوالص والتامينات الأخرى وفق الاصول.
- المتابعة مع الموظفين بخصوص تعبئة طلبات الاشتراك ومتطلباته واستلامهم منهم، وإعداد قائمة المشتركين والمرافقين، وإرسالها للشركة المراد التأمين لديها وفق الاصول.
- التنسيق بين المؤسسة وشركة التامين بخصوص مطالبات التأمين الصحي.
- متابعة الموافقات الطبية الخاصة بالزملاء لتسهيل تلقيهم لافضل خدمة.
- التأكد من استلام مستحقات التامين الصحي لكافة الموظفين.
- التأكد من ارشفة كافة المطابات الخاصة بالتامين الصحي وأية ردود خاصة بذلك.
- إعداد الكشوف الخاصّة بالتأمين الصحي وتأمين اصابات العمل وفق الأصول. 

5- مهام ذات علاقة باجتماعات الطاقم:
- الترتيب مع المسؤول المباشر أجندة اجتماع الطاقم، واعتمادها وتعميمها وفق الاصول.
- أخذ محاضر الاجتماعات المرتبطة بالطاقم أو الموارد البشرية.
- متابعة اعتماد المحاضر، وتعميمها على الطاقم بعد الاعتماد وفق الاصول.
- أرشفة المحاضر وفق نظام الأرشيف المتبع.

متطلبات الوظيفة:
المؤهل العلمي: درجة البكالوريوس في الإدارة العامة أو إدارة الأعمال أو احدى العلوم الإدارية.
سنوات الخبرة: خبرة عملية لا تقل عن 3 سنوات في مجال المشتريات والموارد البشرية في المؤسسات الأهلية.

الخبرات والمهارات الفنية المتعلقة بالوظيفة:
- لغة إنجليزية جيدة جداً.
- الدقة في إنجاز مهام العمل.
- القدرة على تحمل ضغط العمل.
- القدرة على العمل منفرداً وضمن فريق.
- معرفة جيدة بقانون العمل.
- القدرة على التعامل مع برامج الحاسوب.
- القدرة على إجراء المفاوضات مع الموردين بكفاءة عالية.
- خبرة في إعداد عقود الموظفين.
- خبرة في إعداد عقود الشراء.
- خبرة بالمشتريات.
- خبرة بالموارد البشرية.

الكفاءات السلوكية:
- المرونة والتكيّف مع متغيرات العمل
- الانتماء والالتزام المؤسسي
- العمل بروح الفريق
- اللباقة والكياسة
- التركيز على النتائج
- إدارة الموارد بفاعلية
- تحمل ضغط العمل، دون التذمر.
- الإلمام بالسياسات والاجراءات المتعلقة بالعمل والعمل الأهلي.
- تقبل الملاحظات، والرغبة والسرعة في التعلم

المهارات الفنية:
- مهارة عالية في إعداد وتطوير العقود المختلفة.
- مهارة عالية في الاتصال والتواصل
- مهارة عالية في التفاوض مع الموردين
- حفظ وتنظيم المعلومات والوثائق
- مهارة عالية في التعامل مع احتياجات الموظفين وإدارة شؤون الموظفين
- معرفة جيدة باستخدام برامج الموارد البشرية الإلكترونية.
- مهارات عالية في التنسيق.
- مهارة عالية في إيجاد الحلول للإشكالات التي تواجه العمل.
- إدارة الوقت.

تفاصيل الوظيفة:
المسمى الوظيفي: منسق/ ة إداري/ ة
آخر موعد للتقديم: 15.01.2025.
المكان: رام الله والبيرة
نوع الوظيفة: دوام كامل
المستوى المهني: متوسط الخبرة
الدرجة العلمية: البكالوريوس
الخبرة: 3 سنوات
التصنيف: الإدارة والأعمال العمليات والدعم اللوجستي
آلية التقديم:
على الراغبين/ ات بالتقدم من الوظيفة المذكورة إرسال السيرة الذاتية مرفقة برسالة اهتمام Cover Letter، وتفاصيل ثلاث معرفين، مع ذكر اسم الوظيفة في "موضوع الإيميل"، إلى البريد الإلكتروني
jobs@aman-palestine.org، وذلك لغاية موعد أقصاه يوم الأربعاء الموافق 15.01.2025؛ علماً أنه لن يتم النظر في الطلبات غير المستوفية للشروط؛ كما سيتم التواصل مع الأشخاص المرشحين للمقابلة والامتحان الكتابي فقط.