مطلوب سكرتير ومسؤول إداري

الوصف الوظيفي:
Deep Insights for Monitoring and Evaluation is a leading Palestinian consulting firm specializing in Monitoring, Evaluation, Accountability and Learning (MEAL) and data-driven decision support across the humanitarian, development, and private sectors. Its services include evaluations and applied research, MEAL systems and digital platforms, Management Information Systems (MIS), strategy and risk management, organizational development, capacity building and learning, resource mobilization, private-sector analytics, and business intelligence.

We are looking for a Secretary / Office Administrator to support the Chief Executive Officer and keep the office running smoothly every day. The job covers normal secretarial work together with practical office duties. It is a hands-on office role, and the duties below are part of the daily work of the position.

MAIN DUTIES
CEO & office support — Answer and direct telephone calls; receive visitors and prepare the meeting room; appointments, and reminders; type, format, and proofread letters, memos, official correspondence, and minutes of meetings in both languages; handle incoming and outgoing correspondence and courier services.
Tenders & proposals — Print, photocopy, bind, stamp, and package tender submissions and annexes; check every submission against the client checklist; deliver submissions to client offices and tender boxes within the deadline and file proof of receipt; collect tender documents, and official papers from clients and ministries.
Office needs & procurement — Identify what the office needs before it runs out; obtain price quotations and prepare simple comparison sheets for the management approval; follow up purchase orders through delivery and check quantities, quality, and prices; keep the office, equipment, and facilities in good working order.
Suppliers & service providers — Follow up with suppliers, printing houses, internet and telecommunications providers, maintenance contractors, courier companies, and cleaning services until every request is closed; keep an updated register of approved suppliers with contacts and price lists.
Invoice delivery & petty cash — Deliver invoices and official financial documents to clients and obtain proof of receipt; collect invoices and receipts from suppliers, service providers, and consultants; follow up with the company’s external tax accountant on stamped invoices; manage the office petty cash, record every payment, keep all related receipts and invoices.
Training & field logistics — Arrange venues, room set-up, equipment, catering, and transport for training courses, workshops, and meetings; print training materials, attendance sheets, evaluation forms, and certificates; support participant communication and attendance records; provide logistical support to field data-collection teams.
Filing & confidentiality — Keep an organised filing system, digital and paper for official company documents; maintain full confidentiality of company, client, staff, and financial information.
Other — Any other duties assigned by the direct supervisor within the scope and level of this position
شركة ديب إنسايتس للمتابعة والتقييم هي شركة استشارية فلسطينية رائدة ومتخصصة في المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلّم، ودعم اتخاذ القرار القائم على البيانات في القطاعات الإنسانية والتنموية والقطاع الخاص. وتشمل خدماتها التقييمات والبحوث التطبيقية، وأنظمة المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلّم والمنصات الرقمية، ونظم المعلومات الإدارية، والاستراتيجية وإدارة المخاطر، والتطوير المؤسسي، وبناء القدرات والتعلّم، وحشد الموارد، وتحليلات القطاع الخاص، وذكاء الأعمال.

نبحث عن سكرتير/ ة ومسؤول/ ة إدارة مكتب لدعم الرئيس التنفيذي وضمان سير العمل اليومي في المكتب بسلاسة. تشمل الوظيفة أعمال السكرتارية المعتادة إلى جانب المهام المكتبية العملية، هي وظيفة مكتبية عملية، وتشكل المهام الواردة أدناه جزءًا من العمل اليومي للوظيفة.

المهام الرئيسية:
دعم المديرة التنفيذية والمكتب — الرد على المكالمات الهاتفية، استقبال الزوار وتجهيز قاعة الاجتماعات؛ تنظيم المواعيد؛ طباعة وتنسيق وتدقيق الرسائل والمذكرات والمراسلات الرسمية ومحاضر الاجتماعات؛ والتعامل مع المراسلات الواردة والصادرة وخدمات البريد والتوصيل.

العطاءات والمقترحات — طباعة عروض العطاءات وتصويرها وتجميعها وترتيبها وتجليدها وختمها وتغليفها؛ مراجعة كل عرض وفق قائمة المتطلبات الخاصة بالعميل؛ تسليم العروض إلى مكاتب العملاء وصناديق العطاءات ضمن الموعد المحدد والاحتفاظ بإثبات الاستلام؛ واستلام وثائق العطاءات والأوراق الرسمية من العملاء والوزارات.

احتياجات المكتب والمشتريات — تحديد احتياجات المكتب قبل نفادها؛ الحصول على عروض أسعار وإعداد جداول مقارنة مبسطة لاعتماد الإدارة؛ متابعة أوامر الشراء حتى التسليم والتحقق من الكميات والجودة والأسعار؛ والمحافظة على المكتب والمعدات والمرافق بحالة تشغيلية جيدة.

الموردون ومقدمو الخدمات — المتابعة مع الموردين والمطابع ومزودي خدمات الإنترنت والاتصالات ومقاولي الصيانة وشركات التوصيل وخدمات التنظيف حتى إنجاز كل طلب وإغلاقه؛ والاحتفاظ بسجل محدث للموردين المعتمدين يتضمن بيانات الاتصال وقوائم الأسعار.

تسليم الفواتير والمصروفات النثرية — تسليم الفواتير والوثائق المالية الرسمية إلى العملاء والحصول على إثبات الاستلام؛ جمع الفواتير والإيصالات من الموردين ومقدمي الخدمات والاستشاريين؛ المتابعة مع المحاسب الضريبي الخارجي للشركة بشأن الفواتير المختومة؛ وإدارة المصروفات النثرية للمكتب وتسجيل كل دفعة والاحتفاظ بجميع الإيصالات والفواتير ذات الصلة.

لوجستيات التدريبات والعمل الميداني — ترتيب القاعات وتجهيزها وتوفير المعدات والضيافة والمواصلات للدورات التدريبية وورش العمل والاجتماعات؛ طباعة المواد التدريبية وكشوف الحضور ونماذج التقييم والشهادات؛ دعم التواصل مع المشاركين وتوثيق الحضور؛ وتقديم الدعم اللوجستي لفرق جمع البيانات الميدانية.

الأرشفة والسرية — الحفاظ على نظام أرشفة منظم، إلكتروني وورقي، للفواتير والإيصالات وسجلات المشتريات والوثائق الرسمية للشركة؛ والحفاظ على السرية التامة لمعلومات الشركة والعملاء والموظفين والمعلومات المالية.

مهام أخرى — تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها المشرف المباشر ضمن نطاق ومستوى هذه الوظيفة.

متطلبات الوظيفة:
A two-year community college diploma in Office Management, Secretarial Studies, Business Administration, or a related field.
At least one year of proven work experience as a Secretary, Executive Secretary, Office Administrator, or Administrative Assistant.
Good command of written and spoken English.
Proficiency in Microsoft Office and Google Workspace, with the ability to use artificial intelligence tools for drafting, translation, proofreading, and document summarization, while verifying the accuracy of outputs and maintaining confidentiality. The candidate should also be able to operate office equipment efficiently.
Proven ability to work effectively as part of a team
Strong organizational skills, with the ability to manage multiple tasks and deadlines and follow them through to completion.
A strong commitment to confidentiality when handling company and client information, financial records, and employee data.
Commitment to the principles of gender equality and the inclusion of persons with disabilities.
- دبلوم كلية متوسطة لمدة سنتين في إدارة المكاتب، أو السكرتاريا، أو إدارة الأعمال، أو أي تخصص ذي صلة.
- خبرة عملية مثبتة لا تقل عن سنة واحدة في وظيفة سكرتير/ ة، أو سكرتير/ ة تنفيذي/ ة، أو مسؤول/ ة إدارة مكتب، أو مساعد/ ة إداري/ ة.
- إجادة جيدة للغة الإنجليزية، كتابةً ومحادثةً.
- إجادة استخدام برامج Microsoft Office وGoogle Workspace، والقدرة على الاستفادة من أدوات الذكاء الاصطناعي في الصياغة والترجمة والتدقيق اللغوي وتلخيص المستندات، مع التحقق من دقة المخرجات والحفاظ على سرية المعلومات، إلى جانب القدرة على استخدام الأجهزة المكتبية بكفاءة.
- قدرة مثبتة على العمل ضمن فريق
- مهارات تنظيمية قوية، والقدرة على إدارة عدة مهام ومواعيد نهائية ومتابعتها حتى الإنجاز
- الالتزام التام بالسرية عند التعامل مع معلومات الشركة والعملاء، والسجلات المالية، وبيانات الموظفين.
- الالتزام بمبادئ المساواة بين الجنسين وإدماج الأشخاص ذوي الإعاقة.
تفاصيل الوظيفة:
المسمى الوظيفي: Secretary & Office Administrator
آخر موعد للتقديم: 15.08.2026.
المكان: رام الله والبيرة
طبيعة العمل: مكتبي أو ميداني (مقر العمل)
نوع الوظيفة: دوام كامل
المستوى المهني: مستوى مساعد
الدرجة العلمية: دبلوم
الخبرة: سنة
التصنيف: الإدارة والأعمال
آلية التقديم:
Please send one PDF file containing an updated CV in English to: info@insights-co.co

Please use the following email subject line: Secretary & Office Administrator Application — [Full Name]

Application deadline: 15 August 2026. Applications will be reviewed on a rolling basis, and early applications are encouraged. Only shortlisted candidates will be contacted.

يرجى إرسال ملف واحد بصيغة PDF يتضمّن سيرة ذاتية محدّثة باللغة الإنجليزية إلى البريد الإلكتروني التالي.  info@insights-co.co 

يرجى كتابة عنوان الرسالة كما يلي: Secretary & Office Administrator Application — [Full Name]

الموعد النهائي للتقديم: 15 آب/ أغسطس 2026. ستتم مراجعة الطلبات أولاً بأول، ويُشجَّع التقديم المبكر. وسيتم التواصل فقط مع المرشحين/ ات الذين يتم اختيارهم ضمن القائمة القصيرة.

Deep Insights is committed to diversity, gender equality, and disability inclusion, and encourages applications from women, persons with disabilities, and candidates from underrepresented backgrounds.