مطلوب مساعد/ ة إداري/ ة

وصف الوظيفة:
يسعى المركز الفلسطيني للإرشاد إلى تعيين مساعد/ ة إداري/ ة عدد (1) متخصص/ة في الإدارة، أو إحدى العلوم الإنسانية بعقد محدود المدة، وبمعدل (22.5) ساعة أسبوعياً للعمل في "قسم المشتريات" بمقر المركز في البيرة- رام الله، بهدف مساعدة رئيس/ ة قسم المشتريات و/ أو مدير/ ة الدائرة الإدارية في تنظيم وإدارة المشتريات في المركز، والمساهمة في التخطيط وتنفيذ الإجراءات الإدارية والمالية المتبعة في المركز ، المساهمة في تطوير المشتريات في المركز بالتنسيق مع رئيس/ة قسم المشتريات ، حفظ سجلات وملفات المشتريات مع المحافظة على جميع الوثائق والمعلومات المتعلقة بالمشتريات، ومتابعة تنفيذ وتطبيق الإجراءات الإدارية والمالية وتطوير استراتيجيات لدعم رؤية، غايات، أهداف، خدمات وبرامج المركز والمشاركة في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة ضمن الفلسفه والرؤيا والنهج العام للمركز.

المركز الفلسطيني للإرشاد جمعية أهلية متخصصة في تقديم خدمات شمولية في مجال الصحة النفسية الإيجابية تشمل العلاج والإرشاد النفسي، خدمات تربوية اجتماعية للوقاية من تطوير مشاكل نفسية، بناء قدرات وتقديم استشارات لمؤسسات وأفراد عاملين في مجال الصحة النفسية الإيجابية تشمل العلاج والإرشاد النفسي، خدمات تربوية اجتماعية للوقاية من تطوير مشاكل نفسيه، بناء قدرات وتقديم استشارات لمؤسسات وأفراد عاملين في مجال الصحة النفسية بالإضافة إلى الضغط والتأثير باتجاه سياسات وتشريعات داعمه للحق في الوصول الى وضع صحه نفسية سوية في فلسطين.

مهام ومسؤوليات الوظيفية:
- البحث عن موردين ومزودي الخدمات ذات الجودة العالية وعمل قائمة بالموردين بكافة التخصصات وكافة المواقع وحسب احتياجات الأنشطة والبرامج.
- التواصل مع الموردين ومزودي الخدمات للوصول إلى أفضل الاسعار والعروض، وتنفيذ عمليات التفاوض والشراء بطريقة فعالة من حيث السعر والجودة ومواعيد التوريد وشروط الدفع والخدمة ومباشرة التنفيذ والتأكد من استلام المشتريات.
- مساعدة رئيس/ ة قسم المشتريات في تنظيم، متابعة المهام المتعلقة في المشتريات، من حيث تحديد قائمة سنوية للمشتريات ومراجعتها بشكل دوري، متابعة الطلبيات، عمل رسائل طلب شراء، استقبال العروض، تحليل المشتريات، كتب احاله، كتب اعتذار.
- تنفيذ إجراءات الشراء بدقة وطبقاً لطلبات الشراء المعتمدة وحسب المواصفات المعتمدة، والتأكد من اكتمال المستندات المطلوبة.
- مساعدة رئيس/ ة قسم المشتريات في إعداد التقارير الدورية التي تتعلق بالمشتريات.
- المشاركة في تقييم الموردين.
- المساعدة في استدراج العروض الشفوية للمشتريات المتفرقة التي لا تحتاج الى طلبات استدراج عروض، والتفاوض للحصول على أفضل الأسعار لهذه المشتريات.
- مساعدة المسؤول المباشر في تحضير وثائق العطاءات بما فيها المواصفات الفنية والتنسيق مع الأقسام المعنية لوضع هذه المواصفات، والمساعدة في التحضير لاجتماع لجنة العطاء، وعمل نسخ عن الوثائق المطلوبة للاجتماع.
- توثيق وأرشفة كافة المعاملات التي تتعلق بعمليات الشراء والعطاءات، بما فيها العروض، قرار احالة لعطاء، العقود.
- تجهيز الوثائق المطلوبة من المدققين لتسهيل عملية التدقيق لهذه العطاءات والعروض.
- تحديث وتطوير نماذج خاصة بالمشتريات من شأنها تحسين الأداء في العمل ، والتحقق من الإلتزام في تعبئتها بالشكل اللازم.
- إقتراح الإجراءات التحسينية التى من شأنها تحسين أداء العمل في المشتريات.
- تقديم التقارير الشهرية والفصلية والنصف سنوية والسنوية التي تؤكد تنفيذ المهمات المطلوبة بالنوعية والجوده المطلوبة إلى مدير/ ة الدائرة الإدارية.
- المشاركة في الاجتماعات الدورية الخاصة في قسم المشتريات.
- المشاركة في اجتماعات الدائرة الإدارية واجتماعات الطاقم.
- متابعة توقيع اتفاقيات مع الموردين الخاصة بالمشتريات والاحتفاظ بنسخه عنها في ملف خاص.
- المشاركة في اختيار أفضل الموردين وحسب احتياجات ومتطلبات العمل، وسياسات واجراءات المشتريات.
- تنفيذ زيارات للموردين للتأكد من نوعية الخدمة المقدمة.
- مهام أخرى: تنفيذ أي مهام يتم طلبها من قبل رئيس/ ة قسم المشتريات و/ أو مدير/ ة الدائرة و/ أو المدير/ ة العام/ ة.

المؤهلات والخبرة المطلوبة:
- شهادة البكالوريوس كحد أدنى من جامعة معترف بها في مجال الإدارة، أو إحدى العلوم الانسانية.
- خبرة عملية في المشتريات لا تقل عن (3) سنوات في المجال المشتريات.
- أن يكون/ تكون حائز/ ة على تدريب، وتأهيل في الادارة وخاصة المشتريات من معهد معترف به.

المؤهلات والخبرات المرغوبة للوظيفة:
- خبرة عملية لا تقل عن (5) سنوات في مجال المشتريات.
المهارات المطلوبة:
- مهارة استخدام البرامج المحوسبة لخدمة عمليات قسم المشتريات.
- مهارة في تنظيم الوقت بشكل فعال وتنفيذ مهام متعددة لتنفيذ عمليات الشراء.
- القدرة على حفظ وتنظيم البيانات والوثائق المتعلقة في المشتريات ورقياً وإلكترونياً.
- قدرة على التنقل بين المدن.

ترسل السيرة الذاتية على الإيميل المرفق: HR@pcc-jer.org
لمزيد من الاستفسار يمكنكم التواصل مع السيده سيما نمر- موظفة قسم الموارد البشرية على هاتف أرضي رقم 2989788-02 داخلي (3).

ملاحظات:
- سيتم الاتصال وإجراء مقابلات لقائمة مختصرة من طلبات التوظيف المقدمة ممن تنطبق عليهن الشروط.
- سيتم الاعتذار للقائمة المختصرة التي تمت مقابلتها فقط.
- الاولوية في التعيين للمرشحين/ ات من مدينة رام الله ومدينة البيرة وضواحيهما.

بيانات الوظيفة:
المنطقة: رام الله والبيرة
العنوان: الإرسال، شارع الفيروز، عمارة عشتار، الطابق الخامس
الدوام: دوام كامل