مطلوب مساعد/ ة إداري/ ة

وصف الوظيفة:
يعلن مركز الفن الشعبي عن حاجته لتوظيف مساعد/ ة إداري/ ة ضمن رؤية وتوجهات المركز.
على أن تتوفر لدى المتقدمين/ ات الكفاءات التالية:
المهام والمسؤوليات الرئيسية:
- تجهيز عقود الموظفين/ ات ووصفهم الوظيفي، وأرشفتهم في ملف شؤون الموظفين.
- الإشراف على سجل الدوام وتسجيله رقميا وملف الإجازات للموظفين.
- متابعة وتحصيل إيرادات المركز من رسوم وايرادات أخرى.
- إعداد جميع المطالبات المالية واجراءات الدفع التي تخص الموردين.
- إيداع الشيكات والنقد في البنك.
- متابعة البريد الإلكتروني الرسمي وتحويل المراسلات لذوي الإختصاص للمتابعة.
- إدارة ومتابعة جميع ما يلزم المكتب من معدات ولوازم مكتبية وقرطاسية ولوازم مطبخ.
- إدخال المعلومات الخاصة بالمركز على الموقع الإلكتروني ووسائل التواصل الإجتماعي وتحديثها بشكل دوري.
- تحضير وكتابة جميع المراسلات، والبيانات، والاتصالات الخاصة بالمركز باللغتين العربية والإنجليزية.
- كتابة وتحضير محاضر الاجتماعات خلال ورشات العمل والاجتماعات.
- تنظيم وأرشفة الملفات والسجلات- الورقية وإلكترونية- التي تخص المركز.
- استلام وإدارة عمليات الشراء وجمع عروض الأسعار بما يتوافق مع دليل المركز للوازم والمشتريات.
- احضار كشوفات الحسابات من البنك عند الطلب.
- متابعة طلبات دفاتر الشيكات.
- استقبال زوار المركز والرد على هاتف المركز.
- متابعة الصيانة في حال حدوث اي عطل.
- ترجمة الوثائق الخاصة بالمركز إذا لزم الأمر.
- تصوير المعامالت المالية والوثائق الداعمة الخاصة بالمصروفات لبرامج ومشاريع المركز.
- متابعة مع طلاب مدرسة الدبكة وأهاليهم.
- متابعة وتسديد الفواتير المختلفة.
- متابعة كشف المواصلات شهرياً.
- متابعة ارسال تقارير المركز المالية والإدارية لجهات الإختصاص.
- متابعات توقيع الشيكات من المخولين بالتوقيع عليها.
- المساندة اللازمة في برامج المركز بحسب الحاجة.

المؤهلات المطلوبة:
- درجة جامعية في الإدارة أو العلوم الإجتماعية الاخرى ذات الصلة.
- 3- 5 سنوات خبرة سابقة ذات صلة.
المهارات والقدرات:
- أن يكون لديه/ ا درجة عالية من النزاهة والشفافية
- مهارات عالية في الاتصال والتواصل باللغتين العربية والإنجليزية
- القدرة على تحمل ضغط العمل والعمل ضمن الأولويات
- إتقان اللغتين العربية والإنجليزية قراءة وكتابة ومحادثة
- مهارة ممتازة في استخدام برامج الحاسوب (برامج المايكروسوفت أوفس)
- القدرة على العمل بشكل مستقل والعمل ضمن الفريق
- الدقة والمهارة في إدارة الوقت، وتسليم المطلوب بالوقت المحدد
- المعرفة والخبرة في المؤسسات الأهلية غير الحكومية، وتحديدا في القطاع الثقافي

رابط طلب التوظيف: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSekFWTLU7lXRgzAF4Jk_Z-_bY8EZSfLAr0ufmOlqHzShMdCBw/viewform.

بيانات الوظيفة:
المنطقة: رام الله والبيرة
العنوان: البيرة
الدوام: دوام كامل