مطلوب مساعد إداري

الوصف الوظيفي:
جمعية إنعاش الأسرة هي جمعيّة خيرية غير ربحية، تأسست عام 1965، بهدف دعم صمود الشعب الفلسطيني، وتمكين الأسرة الفلسطينية مع تركيز على النساء والأطفال، وحفظ التراث الفلسطيني من السرقة والضياع.

الرحلة المهنيّة في جمعية إنعاش الأسرة لا تخلو من التحديّات والصعوبات، وفي نفس الوقت ثريّة ومنوّعة إلى أبعد حدود، وتوفّر خبرات ومهارات متنوعة وعميقة وبعيدة عن الروتين. كما تمتاز الرحلة المهنية هنا في توفّر فريق متعدد الخبرات والمهارات تسوده روح العمل والتفكير والتخطيط الجماعي.

تدير الجمعية كليّة إنعاش الأسرة ومركز إنعاش الأسرة للتدريب المهني والتعليم المستمر، بالإضافة إلى الدائرة الاجتماعية وبرامجها التمكينية والتنموية، ومركز دراسات التراث والمجتمع، ومجموعة من الأقسام التشغيلية. يشرف مكتب المدير العام على كافّة العمليات والبرامج في جمعيّة إنعاش الأسرة.

مسمى الوظيفة: مساعد إداري
المسؤول المباشر: المدير العام/ مسير أعمال المدير العام
نبذة عن طبيعة العمل: متابعة وإدارة وتنفيذ كافة الأعمال والمتطلبات والاحتياجات المتعلقة بمكتب المدير العام/ الإدارة، ومتابعة توفير الدعم الإداري والفني واللوجستي للمكتب، والتنسيق والمتابعة مع مختلف الأطراف الداخلية والخارجية بأقصى قدر من الكفاءة والفعالية في الأداء.

مهام ومسؤوليات الوظيفة:
- إدارة روزنامة العمل وأرشيف المكتب بما فيه من وثائق، ومستندات، وخطابات صادرة، وواردة.
- إدارة ومتابعة عمليات الاتصال والتواصل الخاصة بمكتب المدير العام مع الأطراف ذات العلاقة باللغتين العربية والإنجليزية.
- إعداد التقارير الدورية المحترفة ومتابعة وتجميع تقارير دوائر واقسام الجمعية المختلفة.
- ضبط وتوثيق محاضر الاجتماعات المختلفة ونماذج تقييم الخطط والبرامج.
- تطوير نماذج معيارية للعمل مثل نموذج التقرير الشهري، ونموذج الخطط، ونماذج التقييم بمختلف انواعه.
- تنظيم وفهرسة الرسائل والكتب الداخلية الواردة من الدوائر والأقسام وعرضها على المدير العام ومتابعة قرار المدير العام بشأنها وتسجيلها في السجلات الخاصة بها.
- استقبال زوار مكتب المدير العام والترحيب بهم.
- استقبال وإجراء الاتصالات الهاتفية الخاصة بالمدير العام وفهرسة أرقام الهواتف والعناوين.
- متابعة تنفيذ الخطط والبرامج والتأكد من تنفيذها ضمن الجدول الزمني المحدد.
- المساعدة والتنسيق بإدارة فعاليات ونشاطات الجمعية المختلفة عند الحاجة.
- أي مهام أخرى توكل إليه/ ا من قبل المسؤول/ ة المباشر أو المدير العام.

متطلبات الوظيفة:
المؤهل العلمي:
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذو علاقة من جامعة معترف بها.

الخبرة العملية:
- خبرة لا تقل عن 5 سنوات في إدارة المكاتب، الموارد البشرية، أو مجال ذو علاق

المهارات والتدريب:
- اتقان محترف للغة الإنجليزية كتابة وقراءة ومحادثة.
- التحلّي بروح العمل الجماعي والمجتمعي والمبادرة المستمرة
- مهارات الاتصال والتواصل وإعداد التقارير المحترف باللغتين العربية والإنجليزية.
- إعداد النماذج المعيارية والرسمية.
- معرفة في استخدام برامج الحاسوب وخاصة Outlook
- معرفة ممتازة بحزمة برامج MS Office.
- القدرة على تحمل ضغط العمل الكبير، والعمل لساعات طويلة.
- المحافظة على اسرار الجمعية.
- الإيمان برؤية ورسالة وأهداف المؤسسة

امتيازات أخرى:
- الإدارة الإلكترونية المتقدمة باستخدام الخيارات الواسعة التي يتيحها MS-teams MS-planner.
- مهارات رئيسية في كتابة مقترحات المشاريع.
- مهارات رئيسية في إدارة العلاقات العامة.
- مهارات رئيسية في إدارة الموارد البشرية

الصلاحيات:
وفق الأنظمة واللوائح الداخلية

تفاصيل الوظيفة:
المسمى الوظيفي: مساعد إداري
آخر موعد للتقديم: 25.10.2024.
المكان: رام الله والبيرة
نوع الوظيفة: دوام كامل
المستوى المهني: متوسط الخبرة
الدرجة العلمية: البكالوريوس
الخبرة: سنة
التصنيف: الإدارة والأعمال
آلية التقديم:
للتقدم للوظيفة من خلال الرابط المرفق  حتى موعد أقصاه 25.10.2024.
Apply Online