مطلوب سكرتير تنفيذي- مكتب المدير العام

الوصف الوظيفي:
- كتابة التقارير والمراسلات الإدارية من الإملاء أو المصادر المكتوبة.
- استقبال وفرز المكالمات الهاتفية الواردة، والتعامل معها وفق الأولويات وبما يحفظ سرية العمل.
- استقبال الزوار والمراجعين لمكتب المدير العام والتعامل معهم بمهنية عالية وفق البروتوكول المعتمد.
- استلام البريد الوارد وتوزيعه على الجهات المعنية وفق الأولويات وبما يضمن السرية.
- الحفاظ على نظام حفظ الملفات وأرشفة ملفات المكتب والسجلات ذات الصلة بمكتب المدير العام بالتنسيق مع الدوائر المختصة.
- تنسيق وتنظيم اجتماعات المدير العام ومجلس الإدارة واللجان الإدارية، بما يشمل الإعداد، التوثيق، وتوزيع محاضر الاجتماعات بدقة وفي الوقت المحدد.
- حفظ وتوثيق سجلات مجلس الإدارة ولجان الإدارة بسرية تامة وفق الأنظمة المعتمدة. .
- الالتزام التام بسرية المعلومات والوثائق التي يتم الاطلاع عليها بحكم طبيعة العمل، وتجنب أي تضارب محتمل في المصالح.
- إدارة وتنظيم سير العمل الإداري والسكرتاري في مكتب المدير العام بما يضمن الكفاءة والاستمرارية.
- التنسيق مع مديري الادارات لإعداد وتجميع التقارير المختلفة ورفعها للمدير العام في الوقت المحدد.
- تسجيل وتفريغ محاضر الاجتماعات والجلسات والإملاءات والحوار وإعداد الوثائق بصيغتيها المبدئية والنهائية.
- تنسيق ومتابعة استقبال الضيوف رفيعي المستوى، وتحديد أهداف الزيارة وتقديم التوصيات اللازمة للمدير العام.
- الإشراف على المساعد الإداري التابع لمكتب المدير العام، وتوزيع المهام عليه ومتابعة إنجازها.
- تقييم وترتيب أولويات المراسلات والمهام المعروضة على المدير العام، واتخاذ الإجراءات الأولية المناسبة ضمن الصلاحيات المخولة.
- التعامل بكفاءة مع ضغط العمل والمهام الطارئة، وإعادة ترتيب الأولويات بما يضمن استمرارية العمل.
- أي مهام اخرى يكلف بها من قبل المسؤول المباشر ضمن نطاق العمل.

متطلبات الوظيفة:
- درجة البكالوريوس كحد أدنى في إدارة الأعمال أو لغات أو أي مجال آخر ذي صلة.
- من 2-10 سنوات خبرة مباشرة في المجال يُفضل خبرة في العمل مع الإدارة العليا أو مجالس الإدارة
- القدرة على التخطيط وتنظيم المهام والمسؤوليات الخاصة وتحديد الأولويات والوفاء بالمواعيد النهائية الحرجة.
- مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي باللغتين الإنجليزية والعربية.
- شخصية قوية.
- شخصية مهنية قوية والقدرة على التعامل بثقة مع مختلف الأطراف.
- الالتزام العالي بالسرية المهنية وأخلاقيات العمل.
- مهارات فعالة في إدارة الوقت والقدرة على العمل تحت الضغط.
- الدقة والانتباه للتفاصيل.
- القدرة على استخدام أنظمة العمل الإلكترونية والتعامل مع قواعد البيانات والبريد الإلكتروني بكفاءة.
- روح المبادرة والقدرة على العمل باستقلالية.
- القدرة على حل المشكلات واتخاذ القرارات المناسبة.
- مهارات العمل ضمن فريق وبناء علاقات عمل إيجابية.
- المرونة والقدرة على التكيف مع متطلبات العمل المتغيرة.
تفاصيل الوظيفة:
المسمى الوظيفي: سكرتير تنفيذي- مكتب المدير العام
آخر موعد للتقديم: 15.07.2026.
المكان: رام الله والبيرة
طبيعة العمل: مكتبي أو ميداني (مقر العمل)
نوع الوظيفة: دوام كامل
المستوى المهني: متوسط الخبرة
الدرجة العلمية: البكالوريوس
الخبرة: سنتين
التصنيف: اللغات والترجمة الإدارة والأعمال
آلية التقديم:
يرجى من جميع الراغبين بالتقدم للوظيفة إرسال السيرة الذاتية على الرابط من خلال الضغط هنا في موعد اقصاه 15.07.2026. سيتم الاخذ بعين الاعتبار السير الذاتية المطابقة لمتطلبات الوظيفة.